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転職エージェントから届くメールについて！ 返信の要否についても解説！
本記事では、転職エージェントとのメールについて解説していきます。
具体的には、転職エージェントから届くメールの種類や返信の要否についてです。これらを理解しておくと、転職エージェントと信頼関係を築きやすく、よりよい求人を紹介してもらえる確率を高めることができます。
そのため、ぜひ本記事を最後まで読んで、転職エージェントとのメールについて理解を深めておきましょう。
転職エージェントから届くメールについて
転職エージェントから届くメールは、重要な情報を伝えるものであることが多いです。
たとえば、面談の日程に関する情報だったり、紹介する求人に関する情報だったりです。このように、「求職者に次の面談までに知っておいてほしい情報」について知らせる方法としてメールを用います。
一方で、「次の面談で聞けばいい」というような優先度の低い情報に関してメールを送ってくることは基本的にありません。
このことから、転職エージェントから届くメールは、優先度の高い重要な情報だと言えるのです。そのため、必ず転職エージェントから届くメールに目を通す必要があります。そして必要であれば、返信する必要もあります。
転職エージェントから届くメールの種類と返信の要否について
転職エージェントから届くメールの種類によっては、目をとおすだけでよく、返信の必要がないものがあります。一方で、必ず返信しなければいけないものもあります。
返信しなければいけないメールを無視してしまうと、転職エージェントとの信頼関係を築けず、よりよい求人を紹介してもらえなくなる可能性もあるため気をつけましょう。
それでは、転職エージェントから届くメールの種類と返信の要否について解説していきます。
仮登録完了のメール
転職エージェントに登録すると、仮登録完了のメールが届きます。返信の必要はありません。
しかし仮登録のメールには、「下記のURLから本登録をお願いいたします」などと記載されているので、指示どおり本登録をしておきましょう。
本登録までには時間制限が設けられている場合が多いため、仮登録をおこなったらすぐにメールを確認するとよいでしょう。
面談日程に関するメール
登録が完了したら、面談の日程に関するメールが届きます。このメールは、返信の必要があります。
面談の日程を調整するためのメールであるため、無視してしまうと面談の日程が決まらずに転職活動が進まなくなります。
また、面談日程に関するメールが届いてから日が経ちすぎると「あまり意欲的ではないのかな」と思われてしまい、信頼関係を築けない要因になる可能性が高いです。
そのため、面談日程に関するメールは見過ごさないようにしましょう。そして、迅速に対応するようにしましょう。
しかし最近では、転職エージェント側の予約システムに案内されるケースも増えています。この場合には、返信ではなく予約システムを利用して面談日程を決めましょう。
求人紹介のメール
面談で求人を紹介してくれるケースもありますが、面談後にメールで紹介されるケースもあります。返信は必要です。
求人紹介のメールを無視してしまうと、転職エージェント側は以下の情報を得られません。
- メールを受け取ったのか
- 紹介した求人を気に入ったのか
- 紹介した求人を受けるのか
これらの情報が得られないため、転職支援を先に進められません。また、「転職活動に意欲的ではないのかな」と思われてしまい、信頼関係を失うきっかけにもなります。
そのため、求人紹介のメールには必ず返信するようにしましょう。求人を受ける際だけでなく、断る際にも返信は必要です。
断りのメールを送る際には、「断ります」だけではなく、「断る理由」も記載することで、転職活動を先に進められるため、理由も記載するようにしましょう。
システムから自動送信される求人紹介メール
利用する転職エージェントによっては、AIやマッチングシステムを導入しているケースがあります。このケースの場合、システムが自動的に求職者に適していると思われる求人を送ります。
システムが求人を自動的に送っているため、その求人が気に入らなければ返信は必要ありません。しかし、送られてきた求人を受ける際には、返信しましょう。
また、あまりにも希望から外れた求人ばかり送られてくる場合には、転職エージェント側が入力した情報に誤りがある可能性があるため、修正してもらえるように依頼する必要があります。
選考結果を知らせるメール
選考結果を知らせるメールには、返信が必要です。その際、以下の情報を記載するとよいでしょう。
- 次の選考に進むか
- 支援してほしい内容
「次の選考に進むか」は非常に重要です。返信は必ずおこなう必要がありますし、返信するタイミングも大事になります。
返信を遅れてしまうと、受けた企業に「次の選考に進む」という意思が伝わるタイミングも遅くなります。結果として「真摯に向き合っていない」と捉えられてマイナス評価につながる可能性もあります。
また、「支援してほしい内容」を記載しておくことで、次の面談を効率よく進められるようになります。
内定後の条件に関するメール
内定後には、企業から提示された年収や入社日などの情報を詳しく教えてくれます。返信は必要です。その際、お礼なども添えるとよいでしょう。
また、提示された条件に納得できなければ、転職エージェントが条件交渉をおこなってくれるため、変えてほしい点について伝える必要があります。
【転職エージェントへのメール】シーン別の例文
以下のシーンに分けてメールの例文を紹介していきます。
- 初回面談後のお礼メール
- 面談の日程変更を依頼するメール
- 紹介求人への返信メール
- 選考辞退に関するメール
- 面接不合格への返信メール
- 採用報告へのお礼の返信メール
それぞれについて解説していきます。
初回面談後のお礼メール例文
(転職エージェント名)
(担当者名)様
お世話になっております。(自分の名前)です。
本日はお忙しい中、お時間を割いて面談していただきありがとうございます。
(担当者名)様との面談を経て転職軸が明確になり、今後の転職活動における意欲が高まりました。
初めての転職なため、ご迷惑をおかけすることも多いと思いますが、何卒よろしくお願いいたします。
(自分の名前)
ポイント
転職エージェントは、担当者との信頼関係を築くことで、よりよい求人を紹介してもらえる可能性が高まります。そのため、初回面談後にはお礼のメールをするとよいでしょう。
また、「転職意欲が高まった」と伝えることで、厚いサポート受けられる可能性も高めることができます。
転職エージェントの利益は、人材を企業に紹介して採用に至った場合に得られる紹介手数料です。基本的に、この方法以外で利益を得ることはできません。
つまり、どれだけ厚いサポートをおこなっても、転職してくれなければ利益を得られないのです。
転職エージェントにはこの性質があるため、転職意欲が高いと思われる人を優先的にサポートする可能性が高いです。
そのため、「私は転職意欲が高いです」と宣言しておくことで、よりよいサポートを受けられる可能性を高めることができます。
面談の日程変更を依頼するメール例文
転職エージェント名)
(担当者名)様
いつもお世話になっております。(自分の名前)です。
私事で大変恐縮なのですが、業務が立て込んでおり、○日に面談をすることができなくなってしまいました。申し訳ありません。
以下の日程に変更は可能でしょうか。
希望日時
○日 ○時～○時
○日 ○時～○時
何卒よろしくお願いいたします。
(自分の名前)
ポイント
転職エージェント側にもスケジュールがあります。そのため、決定していた日にちを変更する際には、謝罪の言葉を入れるとよいでしょう。
また、当日や前日ではなく、最低でも3日前に伝える努力をしましょう。急な日程変更は、転職エージェントに対して失礼な態度になってしまいます。
急な用事の場合は仕方がありませんが、可能な限り迅速に連絡するようにしましょう。
紹介求人への返信メール例文
(転職エージェント名)
(担当者名)様
いつもお世話になっております。(自分の名前)です。
先日ご紹介いただきました求人に応募したく、ご連絡いたしました。
応募にあたって、必要な対応はございますか。
ご教示いただきたく存じます。
よろしくお願いいたします。
ポイント
応募するかしないかだけではなく、その後に必要な対応についても質問しておきましょう。
こちらから質問しなくても、転職エージェントが教えてくれますが、自分から質問することで転職意欲をアピールできます。
選考辞退に関するメール例文
(転職エージェント名)
(担当者名)様
いつもお世話になっております。(自分の名前)です。
○企業の選考を受けていく過程で、○が希望に沿わないと判断し、辞退したくご連絡いたしました。
今回のことで、より一層自分の求める条件が明確になりました。
この経験を活かして今後の転職活動に活かしていこうと思っております。
(担当者名)様には、大変お世話になりました。引き続きご支援よろしくお願いいたします。
(自分の名前)
ポイント
選考を辞退するメールを送る際には、感謝と敬意を示す必要があります。このどちらが欠けても失礼な態度になってしまうため注意が必要です。
また、「今回の経験を活かすこと」と「今後も支援をお願いすること」を伝えておきましょう。そうすることで、次の求人を紹介してもらえやすくなります。
面接不合格への返信メール例文
(転職エージェント名)
(担当者名)様
いつもお世話になっております。(自分の名前)です。
このたびは、(担当者名)様に尽力していただいたのにもかかわらず、私の力不足で採用に至ることができませんでした。
次回の面接では、(担当者名)様にいただいたアドバイスを見直し、万全の対策で臨もうと思っております。
今後ともよろしくお願いいたします。
(自分の名前)
ポイント
面接に合格できなかったことを転職エージェントの責任にするのは止めておきましょう。次の求人を紹介してもらえなくなる可能性が高まります。
自分の責任として捉え、「次の面接では頑張る」といったような転職意欲の高さをアピールしておきましょう。そうすることで、次の求人を紹介してもらえる可能性を高めることができます。
採用報告へのお礼メール例文
(転職エージェント名)
(担当者名)様
いつもお世話になっております。(自分の名前)です。
このたびは、(担当者名)様にお礼をお伝えしたく、メールをいたしました。
転職について何もわからない私をサポートしていただきまして、誠にありがとうございます。希望していた会社に採用してもらえたのも、(担当者名)様にサポートしていただいたおかげだと思っております。
重ねてお礼申し上げます。
引き続き、ご支援のほどよろしくお願いいたします。
(自分の名前)
ポイント
企業に採用された後も、転職エージェントからの支援を受けられる場合があります。それは、条件交渉をおこなう場合です。
企業が提示した条件に納得出来ない場合には、転職エージェントに依頼することで条件交渉をおこなってくれるのです。
また、利用する転職エージェントによっては、入社後のサポートまでおこなってくれる場合もあります。
そのため、採用に至った場合にはお礼のメールを送り、信頼関係を維持しておくとよいでしょう。
転職エージェントへのメールで気をつけること
転職エージェントは、求職者の人柄やマナーなどの要素も考慮して紹介する企業を決めています。
もし態度が悪い求職者を企業に紹介してしまうと、企業からの信頼を失い、転職エージェントにも被害が及んでしまうからです。
そのため、誠実な態度で転職エージェントと接しなければ、よりよい求人を紹介してもらいづらくなります。それは、面談での態度やメールなどから判断されるため、メールでも誠実な態度を示すようにしましょう。
誠実な態度を示すためには、以下の要素に気をつけてください。
- ビジネスマナーを意識する
- 要点を先に書く
- 可能な限り迅速に対応する
それぞれについて解説していきます。
ビジネスマナーを意識する
ビジネスマナーは、その人の人柄を判断するのに非常に有効です。
たとえば、「正しい敬語が使えるか」や「正しい書式で書けるか」などです。これらができていなければ、一般的なビジネスマナーが身についていないと判断されてしまいます。
そのため、友だちに連絡するようなフランクなメールではなく、ビジネスに適した書き方をするようにしましょう。
要点を先に書く
転職エージェントは、1日に何通ものメールをしており、1件のメールにかける労力が少ない方がいいです。そのことを考慮せずに、長々と文章を書いてしまうと、誠実な態度とは言いづらくなります。
そのため、メールを読む相手を気遣い、少ない労力で要点が明確にわかるように文章を書く方がよいでしょう。
可能な限り迅速に対応する
返信が必要なメールには、可能な限り迅速に対応する必要があります。
メールは相手が受け取っているのかが不明確な性質を持っています。そのため返信がなければ、「メールが届いていないのではないか」といった不安を抱かせてしまうことになるのです。
また、そもそも報連相はビジネスの場において非常に重要です。メールの返信ができないことは、報連相ができないことを意味します。そのため、返信をしないことはビジネスマナー的にもよくありません。
結果として、よりよい求人を紹介してもらえなくなる可能性もあるのです。
転職エージェントへのメールに関するよくある質問
本章では、以下の質問にお答えします。
- メールに返信しないとどうなるの？
- 退会はメールで連絡しても大丈夫なの？
- 転職エージェントにはメールで相談してもいいの？
- 転職エージェントへのメールは夜中でも大丈夫なの？
- 書類添削支援はメールで依頼してもいいの？
メールに返信しないとどうなるの？
メールに返信しないと転職のチャンスを逃す可能性が高くなります。
求人は早い者勝ちの性質を持っているため、連絡が滞ってしまうと早く連絡した人に取られてしまいます。
また、転職エージェントからの信用を失い、よりよい求人をほかの人に紹介されてしまう確率も高まります。
「メールに返信すること」はマナーであるため、それをおこなわなければ、社会人としての評価も下がります。そのため、返信が必要なメールには可能な限り迅速に対応するようにしましょう。
退会はメールで連絡しても大丈夫なの？
退会はメールで連絡しても問題ありません。
しかし、退会する理由が明確になるような文章構成にする必要があります。もし、「理由がわからない」と思われた場合には、電話などで理由を聞かれるかもしれません。
転職エージェントにはメールで相談してもいいの？
転職エージェントには、メールで相談しても問題ありません。
面談で言い忘れていたことや直接は言いにくいことなどは、メールで相談するようにしましょう。
ただし、要点が明確になるような文章にするなどの気遣いを忘れないようにしましょう。
転職エージェントへのメールは夜中でも大丈夫なの？
時間に決まりがなければ、何時に連絡しても問題ありません。
しかし、夜中に連絡した場合には、返信が遅くなる確率が高まります。
書類添削支援はメールで依頼してもいいの？
書類添削支援はメールで依頼しても問題ありません。
しかし、直接的な支援ができないため、質の部分では悪くなる可能性が高いです。
また、意見の擦り合わせをおこなうことも難しいため、一方的な支援になってしまう可能性もあります。
ただ、最近ではコロナの影響もあり、テレビ電話を利用しての支援なども充実しているため、より直接的な質の高い支援を受けられる可能性も高いです。
メールでのやり取りにも対応しているおすすめの転職エージェント
最後に、メールでのやり取りにも対応していて、支援の質も高い転職エージェントを3つ紹介します。
doda
- 転職者の満足度No.1(※)
- 業界最大級に求人を保有
- 質の高い支援を実施
doda最大の特徴は、転職者の満足度がNo.1であることです。
その理由は2つあります。1つは、業界最大級に求人を保有していることです。もう1つは、質の高い支援を実施していることです。
多くの求人を保有していることは、求職者にとって転職先の選択肢が多いことや新しい職業に挑戦するチャンスが増えることに直結します。
また、以下の支援を実施することによって、求職者の転職活動を手厚くサポートしてくれるため、よりよい転職活動がおこなえるようになります。
- キャリアカウンセリング
- 書類作成支援
- 自己理解支援
- 企業1社ごとに1人の担当者が在籍
- 企業の人事と同じ視点でのアドバイス
- 企業との条件交渉
上記のようにdodaでは、キャリアアドバイザーと企業プロジェクト担当者という2種類のプロから支援を受けることができます。
キャリアアドバイザーの支援によって、自分の望みや特徴を明確化できます。それによって、より自分に適した職種を選択できるようになります。
企業プロジェクト担当者の支援によって、企業の中身を明確に理解できます。それによって、よりよい環境の企業を選択できるようになります。
dodaには、このような特徴があるため、「自分の望みが明確でない」というような方でも効果的に利用できる転職エージェントになっているのです。
リクルートエージェント
- 転職支援実績No.1(※)
- 業界最大級に求人を保有
- 各業界に精通したキャリアアドバイザーが在籍
リクルートエージェント最大の特徴は、転職支援実績がNo.1であることです。
その理由は2つあります。1つは、多くの求人数を保有していることです。もう1つは、各業界に精通したキャリアアドバイザーが在籍していることです。
求人を多く保有していることは、求職者にとって転職先の選択肢が多いことや新しい職種に挑戦するチャンスが多いことに直結します。
そして、各業界に精通したキャリアアドバイザーが在籍していることによって、求職者のスキルや希望、特徴などに適した求人を紹介できるようになっています。
業界に精通していないキャリアアドバイザーではできないような専門的なアドバイスや業界の内情を求職者が知れることによって、より転職しやすい環境を整えているのです。
このような質の高い支援をおこなうことによって、転職支援実績でNo.1を獲得しています。
マイナビエージェント
- 各業界に精通したキャリアアドバイザーが在籍
- 企業担当アドバイザーが在籍
マイナビエージェントでは、各業界に精通したキャリアアドバイザーと企業担当アドバイザーの2種類のプロから支援を受けることができます。
キャリアアドバイザーは、面談をとおして求職者を分析し、多くの求人のなかから最も適していると思われる求人を紹介してくれます。
そのため、「どんな仕事がしたいのかわからない」という転職軸が明確でない方でも、有効活用できる転職エージェントです。
そして、企業担当アドバイザーは、企業の人事とのやりとりをとおして、求人票からはわからない職場のリアルな雰囲気を教えてくれます。
そのため、転職が成功した後に「想い描いていたのと違う」というギャップを感じづらく、満足度の高い転職が実現する可能性が高まります。
このようにマイナビエージェントでは、視点が異なる2種類のプロから支援を受けられるため、よりよい転職が実行可能になるのです。
まとめ｜転職エージェントから届くメールには返信が必要
転職エージェントから届くメールのなかには、返信が必要ではないものもあります。
しかし多くの場合、優先度が高く、いち早く知りたい情報についての内容であることが多いです。そのため、可能な限り迅速に対応するとよいでしょう。
また、その際には、ビジネスマナーに違反しないような書式を選択することが重要です。ビジネスマナー的によくないメールを送ってしまうと、紹介される求人が少なくなる可能性もあります。
誠実な態度を示せるようなメールを作成するように気をつけましょう。
キャリア形成支援を主な事業とするCareer Expertを経営。具体的には、就職・転職支援や自己理解支援、キャリアデザイン支援などを実行。その経験や専門知識を活かし、読者の役に立つ記事を執筆。