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経理を助ける「V-ONEクラウド」とは？株式会社アール・アンド・エー・シーに聞いた
企業のお金の流れを管理する経理業務は、毎月膨大な入金データを扱います。特に「入金消込」と呼ばれる請求額と入金額の照合作業は、請求件数・明細が多ければ多いほど時間と手間がかかるというイメージが一般的ではないでしょうか。
今回ご紹介するのは、そんな入金消込作業を1クリックで完了できるクラウドサービス「V-ONEクラウド」です。
同サービスを開発・提供する株式会社アール・アンド・エー・シーの企画本部マーケティング部 部長 庄司卓拓さんにお話を伺いました。
入金消込・債権管理に特化したソリューションで導入1,000社突破
―本日はよろしくお願いします。まず御社の沿革と事業内容について教えてください。
当社は2004年11月に設立され、入金/債権管理特化型ソリューションパッケージ「Victory-ONE」を最初にリリースしました。
創業当初は受託開発が多く、TOTOさん、シチズンさんといった大手企業様のニーズに合わせてカスタマイズしていくことが多かったです。入金消込業務に特化している点が評価され、2016年にはグッドデザイン賞を受賞しました。
最近ではマネーフォワードさん、弁護士ドットコムさん、リブセンスさんなどにもお使いいただいており、基幹システム自体がクラウド化している企業様でもお使いいただくことが増えています。2020年に導入数500社、2022年には1,000社を突破しました。
―ありがとうございます。庄司さんの日頃のご担当内容について教えてください。
私はマーケティング部の部長として、プロモーションの設計からリサーチ、ブランディング、営業支援など、マーケティングに関わる業務全般に携わっています。
入金消込が瞬時に完了する「V-ONEクラウド」
―債権管理・入金消込システム「V-ONEクラウド」の機能を教えてください。
「V-ONEクラウド」の強みは、企業の経理担当者などが行う「入金消込」の機能です。煩雑な入金消込業務を自動化し、Excelなどの表計算ソフトで行われている手作業の照合を大幅に削減できます。
入金消込とは、サービス提供側が請求する金額とお客様より入金される金額を紐付け、請求額に対する入金額が一致しているか確かめる作業です。
紐付けるためには、入金情報と請求情報が整理されている必要があるのですが、取引先によってクレジット決済で入金されたり、銀行振り込みで入金されたり、手数料や消費税のルールが異なっていたりと、入金方法がさまざまです。
一枚の請求書に対して、2回に分けて入金されてくるケースもよくあり、入金消込がいかに煩雑な作業かお分かりいただけるかと思います。しかも、入金消込は経理業務の中でも毎月月末月初の短期間で完了させなければなりません。
そこで「V-ONEクラウド」を使うと複数の金融機関・口座の取引明細を自動で取得でき、「一括消込」ボタンを押すだけで請求データと照合されるため、入金消込の手間を削減します。
また、独自のAI学習機能があるのも「V-ONEクラウド」の特徴です。異なる名義での振込やまとめ入金、振込手数料も学習することで、高い照合率を実現します。例えばA会社への請求金額が親会社のB会社から振り込まれてくる場合、一度消込をすれば関係性を学習するということです。
他にも帳票管理機能や販売管理システム、会計システム等とのデータ連携機能なども豊富に設けています。
属人化しがちな業務を標準化可能に
―「V-ONEクラウド」導入に至る企業の皆様について教えてください。
Excelでの消込作業でも十分と感じる企業様もたくさんいらっしゃいます。会社の中で経理部は最もコスト意識が高いですから「お金をかけてまでシステムを使わなくても……」と思われるのもある意味自然でしょう。
ただ、請求件数が増えてきたり、経理業務を担当する方が少ないとマンパワーではどうにもならなくなってしまいます。そのため、コストと業務量のバランスを考慮してシステム導入を検討し、「V-ONEクラウド」を導入されるお客様が多いです。
―もともと少ない人数だと、お休みの方がいるときはもっと大変ですよね。
そうですね。そもそも経理の方が一人しかいない、あるいは2～3人で回しているけれど入金形式に複雑なルールがあって、作業が属人化してしまっているというケースもあります。
その方が退職したら他の方が一から覚えなければならず、細かいルールを引継ぐのは至難の業です。このような作業は負担が重く、業務を標準化しにくいため、使えば使うほど学習できる「V-ONEクラウド」を活用いただくと入金消込業務が大幅に効率化できると思います。
入金消込にかかる時間が4分の１になった事例も
―「V-ONEクラウド」の導入事例をご紹介ください。
事例は多数ありますが、中でも株式会社人形町今半フーズプラント様では「V-ONEクラウド」利用によって、入金消込にかかる時間が導入前の4分の1程度になり、大変お喜びいただいています。
以前は自社開発の基幹システムから出力した売上情報と、銀行から取得した入金情報を印刷し、目視と手作業で突き合わせていたそうです。消込結果はExcelシートに書き込み、さらに会計システムへ仕訳データを入力するなど、二重三重の入力作業をされていたと伺いました。
入金は毎月約2,000件で、明細単位だと4,000件ほどもあり、大変苦労されていたそうです。1ヶ月かかりきりで消込作業をする方がお2人いらっしゃったのですが、そのうちお1人が産休に入られたことを機にシステム導入を検討されました。
―導入するシステムを「V-ONEクラウド」に決定されたのはなぜだったのでしょうか。
「V-ONEクラウド」は入金消込に特化しているため、既存のシステムや運用フローを変えずに導入できます。影響範囲が最小限にとどまり、導入の早さとコスト面が決め手となり、採用いただきました。
以前は1ヶ月かかっていた入金消込が1週間程度で終わるようになったことで、今ではアルバイトの方に任せられるようになり、ジョブローテーションができるようになったとの変化も伺っています。
―それは大きな変化ですね。毎月のこととなると、作業の手間と時間を大きく減らすのは重要だと感じます。
経理でよくある、販売管理システムから出した仕訳データを会計システムに転記するといった手入力・確認作業は手間がかかりますし、ヒューマンエラーも生じます。「V-ONEクラウド」で効率的になったことで、リソースを割きたかった業務ができるようになったというお声もよくいただきますね。
―導入当初は、御社からのサポートを受けられるのでしょうか？
基幹システムとの連携設定や仕訳の設定など、業務がスムーズに回るように当社のカスタマーサポート担当者が立ち上げをサポートいたします。その設定が済めばあとは自動でAIが学習していきます。
―コロナ禍でリモートワークを推進する企業が増えましたが、「V-ONEクラウド」もその影響を受けましたか？
「V-ONEクラウド」の導入数が伸び始めたのは2016～2018年頃で、当時は新規サービスとして捉えられていました。コロナ禍でも、当初はエレクトリックバンキング(※)や押印などの都合でバックオフィス系の方々が出社せざるを得ないことが多かったですが、最近はシステムを導入したことでリモートワークができるようになったと聞くこともあります。
他部署への共有に便利なチャット連携オプション
―基本となる入金消込の機能の他に、便利な機能がありましたら教えてください。
「V-ONEクラウド」のオプション機能のひとつに、チャットツールのSlack、Chatworkとの連携機能があります。例えば、経理担当者が未入金になっているデータをシステム内で確認し、営業担当者など宛にコメントを送れるというイメージです。チャットツール上で入金状況とメッセージをセットにして投稿できるので、社内でのやりとりが簡単・スムーズになります。
よくあるのが、経理部は本社にあるけれど営業所は全国各地にあるため社内メールを送ってもなかなかやりとりが進まなかったり、営業担当者が商談中・出張中などで電話も通じなかったりするというケースです。
1件1件メールを書いていると工数がかなりかかりますし、締日までに入金がないと会計を修正しなくてはいけなくなってしまいますので、後工程をスムーズにするためにこの機能を使われているお客様もいらっしゃいます。
―入金の督促が必要な場合も考えると、営業担当者へスムーズに状況を共有できるのは便利ですね。
そうですね。最近は経理のご担当者が取引先に問い合わせることもあるようですが、業種によってはフロント対応をしている営業担当者が連絡するほうがいいのかもしれません。お金のことですから、普段からやりとりをしている担当者でないと伝えにくい、デリケートな場面がありそうですよね。
入金消込は経理業務ですが、余裕をもって作業を進めるために、営業担当者が動きやすくするサポートも大切だと考えています。
より多くの経理担当者をサポートしていきたい
―今後の展望などありましたらお聞かせください。
「V-ONEクラウド」は導入1,000社を突破できましたが、煩雑で時間のかかる債権管理・入金消込でお困りの経理の方々に、もっとこの製品を届けていきたいと思います。
当社はクラウドサービスを提供していますが、カスタマイズに対応するパッケージも販売していますので、特に請求件数が多いエンタープライズ企業の皆様に広げていきたいですね。
―最後に、この記事を読まれた方にメッセージをお願いします。
経理業務の大変なところは、ミスがない、100％の状態が常に求められるところではないかと思います。現状の進め方で大きな問題がない、あるいは毎月どうにか解決できる場合、もしかしたら新たなシステムを導入するメリットが感じられないかもしれません。
ただ「V-ONEクラウド」は1クリックで瞬時に照合する一括入金消込機能や入金自動連携機能、経理周辺システムとの連携機能など、債権管理業務を大幅に効率化できる機能を豊富に実装しています。
そのため手入力や目視の確認でかかる時間を他の業務に使うことができるようになった、債権回収のアクションも早く起こせるようになった等、好評の声を多数いただいていますので、ぜひ導入を検討いただけますと幸いです。
ちなみに、法人向けのクラウドサービスの広告バナーは比較的シンプルで無機質なテイストのものが多いのですが、以前作成した犬をモチーフにしたバナーはコンバージョンが良く、マーケティングの面白さを改めて感じました。
当社の製品は新機能のリリースをこまめに行なっておりますので、マーケティング部でも、新しいことに積極的に挑戦していきたいと思います。
―本日はご紹介いただき、ありがとうございました！
株式会社アール・アンド・エー・シー
企画本部マーケティング部 部長
気になるけど、なかなか話しづらい。けどとても大事な「お金」のこと。 日々の生活の中の身近な節約術から、ちょっと難しい金融知識まで、知ってて得する、為になるお金の情報を更新していきます。