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秘書に転職するポイントは？未経験からでも可能？おすすめの転職エージェントもご紹介
秘書は、社長などの重役や弁護士、医師といった立場のある人をサポートすることから、「選ばれた人しか就けない仕事」のイメージを持っている方も多いのではないでしょうか。
そのため、「資格も経験もない場合は、秘書になれない」と諦めてしまう方もいますが、秘書は未経験者や資格がなくても転職できます。
そこで本記事では、秘書の業務内容から秘書に向いている人のポイントについて紹介します。
転職する際のポイントについても詳しく解説しているため、秘書への転職をあきらめず挑戦できるでしょう。ぜひ参考にしてください。
秘書とは
秘書とは、管理職や役職の業務をサポートする仕事です。
華やかなイメージがありますが、実際の仕事は上司のスケジュール管理やクライアント対応など、縁の下の力持ちとして上司を支えます。
一般的な事務職とは異なり、役職をサポートすることに特化した業務を担当します。
その会社のサポートではなく、事務的な仕事から接客応対など、すべて役職や管理職個人に関わることに対応しています。
そのため、応対するのは社長や取締役などの重役が多く、常に目上の人を相手に日々の業務をこなします。
秘書は、企業だけではなく、病院や法律事務所などさまざまな勤め先があります。
秘書の具体的な業務
秘書の具体的な業務は以下の通りです。
- スケジュールの調整や管理
- 来客応対・クライアント対応
- 手配・予約
- 文書の作成や管理
業務内容について詳しく確認していきましょう。
スケジュールの調整や管理
上司のスケジュール管理は、秘書の重要な仕事です。
社内や取引先との会議、出張、イベントなど上司のスケジュール調整や管理をおこないます。
いつ、どこで、誰と会議や打ち合わせがあるのか、それに伴う必要なものの準備なども秘書が担当します。
また、社外であれば、移動時間や交通手段などさまざま視点で確認をとり、上司が滞りなく業務をこなせるよう対応するのも重要です。
新たなアポイントメントやキャンセル、変更などがあった際も、ダブルブッキングや日程を間違えるといったミスがないよう、日時を調整します。
秘書は、急なアクシデントに対応できるよう、別の案を用意し万全の体勢を整えておくよう心掛ける必要があります。
来客対応・クライアント対応
上司へ来客があった場合の接客応対も秘書の仕事です。
来客を応接室へ案内し、お茶を出すなど来客をもてなします。
秘書の対応力が、上司の評価につながる可能性もあります。相手に好感を持ってもらえるような、接遇マナーを重視した立ち振る舞い、言葉づかいが求められます。
また、電話やメールへの対応も秘書の仕事です。
取引先から連絡を受ける機会が多いため、ビジネスマナーを意識した丁寧な対応が必要です。
手配・予約
出張時などのホテルの手配やイベント会場、タクシー、取引先に渡すお礼など、あらゆる手配をするのも秘書の仕事です。
場合によっては、取引先の好みを把握しお礼を用意する、年賀状や慶弔時の電報など、クライアントに応じて臨機応変に対応します。
秘書は上司のサポートであるため、円滑に仕事が進むよう対応するのも秘書の仕事です。
文書の作成や管理
秘書には、上司の社内業務をサポートする仕事もあります。
社内文書の整理や、社外文書の作成・発行、上司が使う資料の作成・収集など、事務的な仕事も秘書の業務です。
また、業務に関わった経費の精算書類や報告書など、作成する書類の種類は多岐にわたります。
必要な文書をすぐに出せるよう、書類の管理も秘書がおこなうため、事務的な仕事も秘書は担っています。
秘書に向いている人の特徴
「何でも完璧にできないと秘書は向かないのでは？」と不安に思う方も多いでしょう。
秘書に向いている人の特徴は以下の通りです。
- 人をサポートするのが好き
- 対人関係が得意な人
- 細かいことに気を配ることができる人
秘書の業務は、「完璧にこなすこと」も重要ですが「人とコミュニケーションを取れること」も大切です。
秘書に向いている人の特徴について、詳しく見ていきましょう。
人をサポートすることが好き
秘書の仕事は「サポート」です。自分が前に出て仕事をするわけではないため、個人や会社を裏から支えるのが好きな人に向いています。
また、人のために動くことが好きな人にもおすすめです。秘書は、人に気づかれにくい仕事を担います。
そのため、感謝される機会が多いわけではありません。それでも人をサポートすることに魅力を感じる場合は、秘書に向いていると言えます。
対人関係が得意な人
秘書は、上司や職員、クライアントなど人と接する業務があります。初めて会う人にも対応する機会が多いため、対人関係が得意な人におすすめの職業です。
クライアントや来客応対では、会社の顔として上司の秘書として間に立つため、コミュニケーション能力が求められます。
分別がつきマナーを守って接客応対ができる人に向いている職業です。
細かいことに気を配ることができる人
秘書の業務は、自分の意志で動き、人に気を配れることが欠かせません。
秘書の仕事は、上司が快適に滞りなく業務をこなせるようサポートすることにあるため、先回りしたサポート力が求められます。
また、スケジュール管理は、仕事の優先順位を理解する必要があります。上司の仕事を把握し、必要に応じてタクシーやホテルの手配をしておくことも必要です。
秘書は、上司が不便を感じないよう一歩先に目を向け、気を配った臨機応変な対応ができる方に向いています。
未経験者でも秘書への転職は可能？
「秘書検定の資格を持っていないけど転職できる？」「秘書業務の経験がないけど勤められる？」など、秘書になりたいと思っても、ハードルが高いイメージから諦めている方も多いです。
しかし、未経験者でも、秘書へ転職できます。
未経験者からでも秘書への転職は可能
未経験者であっても、秘書へ転職が可能です。
最初は誰もが未経験であるため、経験者のみ秘書になれるわけではありません。
また、始めのうちは先輩秘書について学ぶことがほとんど。未経験であっても先輩から学んでいくうちに、業務をこなせるようになるでしょう。
とはいえ、秘書業務にはクライアントへの応対や文書の発行などの業務があります。
事前にビジネスマナーや接遇については、学んでおくことをおすすめします。
秘書検定は取得しなくても転職可能
秘書検定やビジネスマナー検定など、秘書業務に関した資格はたくさんあります。
しかし、秘書検定の資格がなくても秘書への転職は可能です。
医師や看護師のような、秘書に就くために必要な資格はありません。
また、秘書検定保有者やビジネスマナー検定保有者といった資格を、必須条件としている企業は多くないため、資格がなくても秘書になるチャンスがあります。
諦めずに挑戦していきましょう。
秘書に転職する際のポイント
未経験であっても秘書へ転職は可能です。しかし、以下のポイントを押さえておくとより転職しやすいでしょう。
- 多くの求人にあたる
- コミュニケーション能力をアピールする
- 礼儀やマナーを学ぶ
- 転職エージェントからサポートを受ける
秘書の求人は一般的な事務職に比べ少ないため、ポイントを押さえて転職活動をすることが大切です。
それぞれのポイントについて詳しく紹介します。
多くの求人にあたる
秘書の求人数は多くありません。そのため、ひとつの求人に対し応募者が多い可能性があります。
条件は大切ですが、求人があれば積極的に挑戦していきましょう。大手の求人サイトや転職エージェントを利用し、求人をキャッチする機会を増やすのもおすすめです。
コミュニケーション能力をアピールする
秘書に必要なのは特別な能力ではなく、総合力やコミュニケーション能力です。
クライアントに接する機会が多いため、初めて会う人や目上の人に対する対応力も求められます。
そのため、面接ではコミュニケーション能力をアピールすることを意識しましょう。
秘書に特化した面接対策をすると、面接時に対応力やコミュニケーション能力を上手にアピールできおすすめです。
礼儀やマナーを学ぶ
秘書は対外的な顔にもなるため、礼儀やマナーはしっかりと身につけておく必要があります。
お中元やお歳暮、お礼のやり取りから、社外的向けメールの作成、電話応対など社会人としての常識も求められます。
万が一失礼な態度を取ってしまうと、上司に顔に泥を塗る、会社の印象が悪くなるといった事態もあるため、秘書としての接遇マナーは学んでおきましょう。
転職エージェントからサポートを受ける
秘書は、一般的な事務の求人とは性質や求められる人材像も異なります。
そのため、転職エージェントなどプロのサポートを受け、秘書の業務内容や必要な能力について理解していきましょう。
身だしなみから話し方、質問への対応力などさまざまな視点で面接がおこなわれるため、模擬面接などで学んでおくことをおすすめします。
秘書への転職なら転職エージェントがおすすめ
秘書へ転職するなら、転職エージェントの利用がおすすめです。
転職エージェントは、履歴書や職務経歴書などの添削から、面接対策をおこないます。
その道のプロが、企業が求める人材を踏まえて模擬面接などを実施しているため、本番でも慌てずに対応できるでしょう。
とはいえ、面接対策がばっちりでも秘書の求人に出会えなくては、秘書へ転職するのも難しいです。
そこで、数ある転職エージェントの中でも特に求人数が多い転職エージェントを3社紹介します。
- リクルートエージェント
- マイナビエージェント
- type女性の転職エージェント
それぞれの特徴を紹介していくため、ぜひ参考にしてください。
リクルートエージェント
リクルートエージェントは、公開求人39万件以上、非公開求人27万件以上(
※)の大手転職エージェントです。
各業界に特化したキャリアアドバイザーが、希望に応じて求人情報を提供。提出書類の添削から、リクルートエージェントが独自に分析した企業情報の提供など、転職サポートをおこなっています。
さらに、面接対策にも対応しているため、秘書に転職する際にもアピールポイントなど相談できます。
利用は無料です。とりあえず登録しておくと、より多くの求人に触れられるでしょう。
マイナビエージェント
マイナビエージェントは、専任アドバイザーとリクルーティングアドバイザーがタッグを組み、転職活動を応援する大手転職エージェントです。
求人情報は6.3万件以上、非公開求人1.8万件以上(※)を抱えており、内定まで一貫してサポートしてくれます。
また、マイナビエージェントでは、さまざまな業界の転職市場に特化した専任アドバイザーが、全力で転職活動をサポートしてくれます。
求人だけではわからない情報を、リクルーティングアドバイザーと共有することで、企業が求める人材像を読み取り、転職活動に役立ちます。
マイナビエージェントは、「2023年オリコン顧客満足度調査 転職エージェント」で満足度総合NO.1を獲得するほど、顧客からの評価が高い転職エージェントです。
無料で登録できるため、登録しておくのもひとつの方法です。
type女性の転職エージェント
type女性の転職エージェントは、18年以上の実績がある転職エージェントです。
リクルートエージェントに比べ求人数は少ないものの、女性の転職に特化した求人を扱っているため、秘書の求人情報が見つかりやすいでしょう。
また、適正に応じた求人の紹介だけではなく、面接時のメイク方法などもアドバイスしてくれます。
さらに、応募企業の強みや特徴、具体的な仕事内容から求める人材を把握。面接で適切な回答ができるよう、想定される質問傾向や模擬面接をおこないます。
実際に努めている社員の口コミなども掲載しているため、応募する企業のイメージが掴みやすいのも魅力です。
まとめ
秘書は、華やかで特別な資格や能力を必要とする印象がありますが、資格のない未経験者も転職が可能です。
ただし、秘書はビジネスマナーや接客・電話応対が必要なため、面接ではコミュニケーション能力が求められます。
この記事で紹介した転職エージェントを利用し、面接対策を取りましょう。
転職エージェントには、各業界に特化したアドバイザーがいます。
その企業が求める人材像に沿った対策で転職をサポートしてくれるため、より秘書への転職がスムーズに進むでしょう。
子供が大きくなったのを機に、2017年より本格的にWebライターとして始動。クレジットカードとカードローンを得意分野とし、恋愛・離婚・エンタメ系や商品紹介など、さまざまなメディアのライターを経験。誰もがわかりやすい記事を作成するのを信念に、自分の無知さや語彙力のなさに落胆しながらも、持ち前の探求心を武器に奮闘中。クレジットカードは、楽天カード・Yahooカード・地元のマイナーのカードを利用。キャッシュレスはPayPayとメルペイを利用し、家計を整理するのが目標。